如何回覆詢價信？商業書信攻略！

詢價信 ｜除了B2C的銷售模式外，通常在B2B市場中，成交以前都需要一段與買家交談的過程，而這也是離訂單最近卻最難走的一段路，今天就針對回覆買家詢問信時會遇到的問題做幾項探討：1.判別買家發送詢價信的動機 2.區分買家的身份 3.詢價信判別其他資訊 4.針對不同類型詢價信做不同處理方式 5.如何提高詢價信的回覆率 6.與客戶聯繫時的要點

1.判別買家發送詢價信的動機：嘗試了解客戶發詢價信的目的與意圖。

• 明確目的型

當來信問的比較具體，如產品的功能、包裝、認證、交期等，都可看出這類客戶是誠意度較高的。

• 潛在客戶型

想增加/替換供應商、尚未決定產品只想了解市場行情、大銷售商找貼牌生產工廠。

• 無明確目標型

有些買家剛入行，也還沒找到想做的產品，因此廣發訊息蒐集產品價格、圖片等資料。

• 垃圾類型

除了常見的傳送釣魚訊息外，也有很多假買家是要欺騙免費樣品的。



2.區分買家的身份：為什麼聯繫幾次就消失？或是一直討論，就是不下單？身份不同在談生意時的重點也不同，因此談判的價格和速度就不同。

• 零售商

一般零售訂單較小，但下單頻率快、要求的交期短，相較下他們一般也不太會關注賣家實力大小、研發能力等，目前在電商裡大多數都是遇到這類客戶。

• 貿易商

這種客戶或大或小，相較下對價格較敏感。他們手上較容易已有訂單，並且通常在半個月到一個月時間左右便能下單。

• OEM 進口商

因為要貼品牌，這類買家對品質是高標準要求的，但一般訂單較大、穩，主要關心供應商的規模、R&D能力、品質標準、產品認證等，若沒問題較能培養成長期的客戶。

• 連鎖超市、量販店

通常量販店需求量大、週期較長，而且篩選產品的過程繁複，常常得三個月到半年才有可能下單，若想做他們的生意通常得做長期戰的準備。



3.詢價信判別其他資訊：從信件可以分析更多關於買家的訊息。

• 詢價信的內容

收到一封詢價信時，判斷客戶有沒有訂單、金額大小，需求緩急。
A. 郵件標題：可觀察客人這封信是否只針對你。
B. 產品名稱：如果提到功能、型號、技術、顏色、包裝等細節，可見客人是較認真的。
C. 產品認證：客人很在乎產品認證，甚至有特定的認證，代表客人可能已有銷售管道。
D. 關鍵部件或功能：說明客戶有明確的需求，只是在物色一個好的供應商。
E. 交貨時間：明確問交貨時間、付款方式，也較可能是手上有訂單的，有時間壓力。

• 客戶的聯繫方式
• 詢價信IP地址

一般收到的信件都有IP位置，可以透過網站搜尋是來自哪個地區。如https://www.ez2o.com/App/Net/IP的網址可以測客戶來自哪個國家。

4.針對不同類型詢價信做不同處理方式：判斷完詢價信的真假後，接著再將信件分成幾種方式處理。

• 垃級型詢價信

對於外貿的新手，可以藉此練練英文寫作水平，但要小心釣魚訊息。

• 無明確目標型

可以建立回覆的模板，發送時稍改稱呼即可發送，

• 潛在客戶型

淺在客戶需要的時間較長，多點引導式提問與溝通，展現更多專業與耐心，雖未必會下單，但可以每隔一段時間給傳過訊息但沒成交的客戶發開發信，告訴他們最新價格、特惠，或是利用假期傳送祝福以保持聯繫。

• 目標明確型

針對這類型的信件需要盡快回覆，但不是馬上回覆，建議可根據該國家上班時間來處理，並且盡量準確回答買家的提問，展現出公司的專業與誠意。

5.如何提高詢價信的回覆率：第一封回覆信件是非常關鍵的，買家一次收到這麼多回信，只會快速而簡略的挑選信件回覆。 ​​​​​​​

• 回覆的專業度

在回覆郵件時，一定得表現出對自家產品非常了解，尤其關於功能等專業資訊，切勿模糊帶過，若買家認為你不夠專業，那成交機會將會少很多了。

• 撰寫重點

回覆的郵件別洋洋灑灑寫一篇文章，採購者每天看這麼多信件，不會有耐心慢慢看，因此最好從各方面列出重點撰寫，例如公司介紹、專業報價、清晰圖片和清楚聯繫資料都缺一不可。
A. 公司介紹：在介紹公司時，把公司規模、參展情況、知名客戶、研發能力、認證等具體資訊寫出來，這些都能讓買家對貴司更有信心。
B. 專業報價：不同國家、身份客戶對價格敏感度不同，因此報價時要根據訂單量、交期、貿易方式設計出不同的報價。
C. 清晰圖片：傳送圖片給客戶時一定要是清晰的，「好的圖片就是無聲的銷售員」，但要注意圖片大小，方便客戶瀏覽與接收。
D. 清楚聯繫資料：把公司地址、電話、通訊軟體、網站、MAIL、公司Logo做成簽名檔，不只讓客戶好聯絡，同時也展現專業。

6.與客戶聯繫時的要點 ​​​​​​​

• 自己多做功課，少讓客戶做功課

多為客戶著想，才能令客戶相信、依賴，情感連結有了就更容易長久合作。一筆訂單常常會有許多零碎問題，如果幫忙解決很多不必要的麻煩，他會更喜歡與你做生意。

• 用客人的角度看待事情

總說分析是為了更好的溝通，當你了解客戶的身份、目的等，學會站在客戶的角度來看待，這樣與客戶溝通起來才會暢通。

• 贏在服務、贏在細節

每一次訂單的獲得，都是自己用心付出的回報，也只有時時把客戶放在心中，用心去服務客戶，把交易過程都做到好，才能留下客戶。

在電商裡做外貿是充滿挑戰性的工作，但能經由每個客戶提升自己的能力，長期分析、回覆、跟催信件，只要把握正確的方法，就會有「事半功倍」的效果。

以上幾點業務技巧分享，大家一起在外貿中努力！若是想深入了解以上提到的業務開發方法，別錯過2/19(二).2/20(三)的商機開發班


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